Іноді електронне листування займає багато часу, адже не так просто знайти потрібні слова, щоб лист мав вдумливий та ввічливий характер. Ділимося з вами порадами, як правильно та професійно листуватись електронною поштою й у яких випадках можна використовувати додаткові опції. 

Google вже має функцію розумної відповіді (Smart Reply) для Gmail та месенджер Google Allo, що дозволяють користувачам швидко обирати згенеровані  відповіді, які пропонує програма на основі тексту електронного повідомлення. 

Звісно, це на часі та дуже зручно, але випадкові відповіді на електронні листи професійного характеру можуть завдати більше шкоди, ніж користі. Подібні автоматичні відповіді можуть зменшити зв’язок між відправником та одержувачем, а також призвести до появи великої кількості листів загального характеру, а не індивідуального, що, у свою чергу, може стати причиною непорозуміння.

Починати лист зі слів “привіт” або “агов” можна в тих випадках, коли він спрямований до ваших колег, з якими ви перебуваєте у дружніх стосунках. Але якщо ви пишете лист партнерам або колегам, з якими маєте більш професійні стосунки, слід починати із ввічливого привітання на кшталт “вітаю” або “доброго ранку”.

Перед відправкою переконайтеся, що ретельно вичитали і відредагували свого e-mail-листа. Ви маєте перевірити відсутність орфографічних, граматичних, пунктуаційних і будь-яких інших помилок, а також омонімів. Через необережні описки в тексті ви можете скласти не дуже хороше враження на отримувача листа. Такі речі виглядають непрофесійно і зменшують ймовірність того, що ваші листи будуть сприйматися серйозно.  

Програмне забезпечення електронних скриньок часто передбачає наявність великої кількості зручних додатків, що допоможуть вам, на кшталт Spell Check від Google. Також існує безліч додатків для браузерів або сервісів, що надають таку послугу. А ще не забувайте в таких випадках вмикати функцію автокорекції — вона є майже в кожному сучасному смартфоні. 

Погодьтеся, завжди краще отримувати лаконічні та змістовні листи. Вони не повинні бути такими ж короткими, як смс-повідомлення, але такі імейли призначені саме для швидкого зв’язку. Тож якщо ваш лист занадто багатослівний, спробуйте відредагувати його так, аби зробити його більш коротким. 

Також пам’ятайте, що одержувачі зазвичай читають перші декілька рядків, перш ніж вирішити, чи слід зберегти або видалити листа.  

Зберігайте спокій 

Ніколи не відправляйте листа, якщо ви занадто переповнені емоціями.Натомість, спробуйте спочатку заспокоїтися й лише потім відповісти. Найкращим варіантом завжди буде розмова вживу, обличчям до обличчя, але якщо такої можливості немає, можна використовувати телефон. Це може допомогти уникнути конфлікту. 

Використання скорочень, абревіатур та сленгових слів як мінімум виглядає непрофесійно, а як максимум може заплутати одержувача. Візьміть за звичку писати слова повністю і використовуйте прості терміни у своєму листі, аби бути зрозумілим. Та є винятки, залежно від того з ким ви листуєтесь. Наприклад, абревіатури можуть бути прийнятні в рідких випадках у разі написання внутрішньокорпоративного повідомлення. Але будь-яка пошта, яку ви відправляєте, особливо для клієнтів , повинна бути написана легкою зрозумілою мовою.

Ви добре знаєте, що для того, аби поширити електронний лист, потрібно лише декілька секунд та декілька натискань. У кінцевому результаті може статися так, що листа прочитає людина, якій він не призначений. Тож ви дуже недооцінюєте цифрові комунікації, якщо вирішили, що можна пліткувати в електронних листах. Добре переконайтеся, що у своєму листі ви не обговорюєте своїх колег або ділових партнерів. Такі речі можуть сприйматися дуже неоднозначно. 

Навіть якщо ви дуже полюбляєте ставити знаки оклику, вам доведеться  себе стримувати. Іноді навіть один — це вже забагато. Тож намагайтеся звести їх кількість до мінімуму, звісно, якщо цей одержувач — не ваш товариш. Також слід уникати використання смайликів у електронних листах. Це буває дуже милим, зазвичай, однак їх призначення — текстові  повідомлення. Їм не місце в діловій переписці. По-перше, це виглядає не дуже професійно. По-друге, поштова скринька може автоматично сприйняти ваш e-mail-лист зі смайлами як спам.

Це варто робити за допомогою фраз, які не передбачають продовження, на кшталт  “на все добре”, “з найкращими побажаннями”, “щасливо” чи будь-яка інша відповідна фраза. Також можна просто подякувати. Тобто закінчуйте свого листа у такий спосіб, щоб воно не передбачало відповіді, тоді процес листування не буде тривати вічно. Іншими варіантами в такому випадку є  “відповіді не потрібно”, “ще раз дякую”, “до зустрічі” або “зустрінемось у офісі”, а також “будь ласка, повідомте мене, якщо Вам потрібна додаткова допомога”.

Існує декілька кнопок, про призначення яких ви можете й не здогадуватися або використовувати не за призначенням. Наприклад, функція СС (carbon copy) використовується для надсилання звичайних копій електронного листа, у той час, як функція BBC (blind carbon copy) — для того ж копіювання, але прихованого. Тобто, якщо вам потрібно, аби інші одержувачі не бачили, що цей лист адресовано не лише їм, ця опція вам допоможе. Це досить корисний функціонал, але якщо використовувати його неналежним чином, він можуть створити вам забагато проблем. 

Використовуючи функцію СС, пам’ятайте просте правило — чим менше, тим краще. Тобто ви маєте розуміти що саме й кому ви надсилаєте й наскільки це важливо для обраних вами одержувачів. Добре подумайте про те, хто саме має бути в цій розсилці. Запитайте себе: чи буде ця інформація для них корисною та чи буде їм що додати до листування?  

Іноді трапляється так, що люди дуже пишаються своїм продуктом, і саме тому додають декілька десятків одержувачів до СС-розсилки, аби після насолоджуватися позитивними коментарями про продукт компанії. Необхідно бути обережним, адже це може бути інтерпретовано колегами, як самоцентричність, вихваляння чи прохання про похвалу. Тому надсилайте CC лише тим, кому дійсно потрібна ця інформація.  

Із функцією BBC не так просто, адже іноді складно визначитися коли саме буде правильним її використовувати. Та іноді дуже корисно. Тож давайте розберемо декілька випадків: 

• якщо ви щось плануєте, але серед одержувачів не всі знають один одного, використовуйте BCC. Так усі електронні листи залишатимуться приватними, доки ці люди не будуть готові об’єднатися в групу або познайомитися;
• якщо вас попрохали виконати певне завдання, то підключаючи замовника до листування з колегами через BBC, ви ставитимете його до відома про те, на якому етапі йде виконання завдання; 
• якщо ви листуєтесь із незадоволеним клієнтом, то під’єднавши свого начальника, ви автоматично ставите його до відома, і він або вона не буде шокований дзвінком клієнта.  

Тож краще добре подумати кого й до якого виду розсилки додати. Також гарним підходом буде особистий запит у одержувача щодо того, як саме він хоче отримувати листи, аби це не створювало зайвого безладу в його поштовій скриньці. 

Отже, якщо ви не хочете створювати зайвих проблем своїм колегам та потрапляти в казусні ситуації чи просто виглядати в очах своїх клієнтів, як занадто емоційний непрофесіонал, пам’ятайте про прості правила етикету електронного листування. Адже ваші гарні листи — запорука гарних відносин із вашими клієнтами. 

^{За матеріалами}