Впровадження автоматизації звільнює співробітників від рутинних процесів та зберігає час. Перше, що необхідно зрозуміти — чи потрібна вона вам та які проблеми вона може вирішити. Наступний крок — правильно обрати програмне забезпечення та його постачальника в залежності від ваших цілей та етапу розвитку компанії.
Вид автоматизації залежить від цілей
Автоматизація бізнесу — це коли там, де раніше працювали люди, починає працювати програма.
Малий бізнес впроваджує автоматизацію в процесах, які необхідні для функціонування підприємства, а не для збільшення прибутків — наприклад, бухоблік та звітність. Проте основні бізнес-процеси, такі як продажі або взаємодія з клієнтами, також можуть бути автоматизовані.
Залежно від цього змінюються і мета автоматизації: в першому випадку вона забезпечує стабільність бізнесу і скорочує витрати ресурсів, у другому – підвищує прибутковість.
Визначте свою мету
Запитайте себе, навіщо вам автоматизація, який саме процес ви хочете автоматизувати та яких цілей досягти. Автоматизація — це тренд. Але проводити її тільки з цієї причини — марнування грошей та часу.
Складіть список цілей та проблем, які потрібно вирішити — це допоможе правильно обрати оптимальне рішення, а після впровадження проекту — оцінити його ефективність.
Складіть список бізнес-процесів
Наступний крок — перехід до аналізу бізнес-процесів, які плануєте автоматизувати. Найкраще в цьому допоможуть ваші співробітники. Нехай вони подумають, з яких ділянок роботи складається їхній сектор і які з них можна автоматизувати. У більшості компаній немає детального опису процесів і послідовності кроків — дізнатися про це можна тільки зі слів співробітників. Головне правило тут — система налаштовується під процеси, а не навпаки. Інакше зміни можуть бути занадто масштабними.
Великим компаніям варто не економити та звернутися до відповідних консультантів. Невірно підібране рішення або неправильно налаштований програмний продукт заберуть багато ресурсів.
Визначте, який процес є найбільшим джерелом проблем. Наприклад, фахівець працює з тисячами однотипних документів і вручну вбиває в них дані. Можливо йому доводиться погоджувати документи за складною схемою із залученням десятків різних співробітників і керівників, що забирає багато часу. У цьому випадку в першу чергу слід автоматизувати саме ті ділянки, що гальмують роботу та ініціюють додаткові ризики.
Які бізнес-процеси можна і потрібно автоматизувати
Автоматизацію починають з найбільш проблемних ділянок. Після цього можна переходити до більш масштабних та рутинних операцій. Також першими варто автоматизувати процеси, які найбільшою мірою впливають на прибуток компанії.
Автоматизуйте завдання, виконання яких вручну займає забагато часу або взагалі неможливе. Наприклад, враховування роздрібного товарообігу, аналіз руху товарів, планування грошових потоків, робочого часу, розрахунок собівартості тощо.
Автоматизації також чудово піддається робота співробітників, які виконують одноманітні рутинні операції (маркетологи, логісти, менеджери з продажу). В деяких процесах роботу взагалі можна цілковито зняти зі співробітника. Наприклад, з налаштуванням автоматичної синхронізації даних про наявність товарів на складі та в інтернет-магазині може впоратися і програма.
Оберіть відповідний продукт
Після того, як ви визначилися з цілями та процесами, оберіть конкретний продукт відповідно до них. Дізнайтеся, чи відповідає функціонал системи тим завданням, які потрібно буде вирішити.
Є два варіанти програмного забезпечення — вже готові рішення та софт, що розроблюється під вашу компанію. Перший варіант впровадити простіше, швидше і дешевше. Але не кожен типовий продукт можна доопрацювати під свої завдання — у ряді програм можливості додаткового налаштування сильно обмежені або взагалі виключені.
Гнучкість рішення та його універсальність – дуже важливий момент. В певний період, при зміні процесів чи умов ведення бізнесу, вам може знадобитись швидко переналаштувати систему, не припиняючи її використання. Ваш бізнес також може розширитися, і вам знадобиться “вшити” в систему додаткові процеси. Тому в програмі має бути передбачена така можливість, адже керувати однією системою простіше, ніж десятком.
Також приділяйте увагу тому, наскільки система проста і зручна у використанні – деяким робітникам може бути важко опанувати складну технологію. Якщо ви бажаєте мати віддалений доступ до системи, вона має підтримувати сучасні мобільні платформи.
Оптимальний для більшості малого бізнесу варіант — придбати готове рішення з можливістю додаткового налаштування, швидко запустити його, щоб не гальмувати життєво-важливі бізнес-процеси, а в разі необхідності — почати роботу з налаштування під конкретні завдання вашої компанії.
Починайте впровадження системи
Впровадження — це процес включення програмного забезпечення у роботу компанії. Впровадження можна виконати власними силами. Для простих завдань або процесів воно буде полягає лише в установці програмного забезпечення на свій комп’ютер (або реєстрацію в «хмарному» сервісі) і введенні початкової інформації.
Для більш складних завдань буде потрібно доопрацювати систему під ті процеси, які склалися в компанії. Тут варто запросити фахівців, тому одразу зростає роль тієї компанії, яка допомагатиме вам із впровадженням. Відповідно, вибір підрядника – дуже відповідальний етап.
Правильно оберіть підрядника
Обирати консультанта по впровадженню необхідно приблизно так само, як бригаду для ремонту квартири. Орієнтуйтеся на його компетенцію. Якщо у вас, наприклад, нестандартна ситуація з безліччю різних облікових систем і складних бізнес-процесів, то краще вибирати інтегратора, який спеціалізується на подібних випадках. Вкрай бажано, щоб у вашого потенційного партнера був сертифікат відповідності системи управління міжнародному стандарту ISO 9001:2008.
Доцільно також поспілкуватися з керівництвом компаній, подібних до ваших, які вже впровадили у себе автоматизовану систему, подібну до вашої. Дізнайтеся їхню думку про ваших потенційних партнерів — чи успішно пройшло впровадження, чи задоволені результатами роботи, чи якісно організований сервіс, на які труднощі можна натрапити тощо.
У виборі підрядника використовуйте принцип пропорційності: якщо у вас невелика компанія, то ведіть справи також з невеликою фірмою — узгодження будуть проходити швидше, а зі спірних питань з рівним партнером домовитися простіше.
Однак яку б компанію ви б не обрали, не думайте, що підрядник зробить все без вашої участі — ключові співробітники та керівництво компанії повинні брати участь в інтеграції системи. Чим глибше ви поринете в процес впровадження, тим швидше та ефективніше він пройде.
Автоматизація тільки на словах виглядає простою річчю. Насправді ж це складний процес, до якого треба ставитися дуже уважно — тільки тоді він виявиться корисним. Однак витрачені зусилля цілком виправдають себе в разі успіху — ви зможете зосередитися на дійсно важливих процесах.