Инвестиции в программное обеспечение окупаются не всегда. Зачастую низкий уровень ROI новых технологий ― это следствие ошибок во внутренних процессах компании или неправильного выбора поставщика. Иногда в процессе внедрения новых технологий средства расходуются неэффективно, одна из причин ― нежелание руководства компании вникать в тонкости работы IT-департамента. Кроме того, на пути повышения окупаемости инвестиций в IT стоят сами сотрудники компании: как правило, люди не любят изменений. Что делать, чтобы повысить окупаемость инвестиций в IT? Управляющий директор британской компании Magic Software Enterprises UK Дэвид Акка советует поступать следующим образом.
1. Подбирайте правильные аргументы
Итак, у вас созрело решение, которое могло бы повысить уровень использования IT-системы. Однако руководству идея не по душе. Что вы делаете в таком случае? Не стоит возлагать всю вину на начальство: частично за «провал» отвечает неправильная система аргументации и представления информации ― то есть, это недоработка с вашей стороны.
Для того чтобы получить «добро», нужно хорошо знать свою целевую аудиторию (другими словами, понимать мотивы и ожидания руководства). Структурируйте информацию и аргументы таким образом, чтобы ваш руководитель мог понять, какую коммерческую и финансовую выгоду принесет компании та или иная IT-инвестиция. Потратьте время на составление детального плана; в нем должны быть прописаны цели, которых вы хотите достичь в результате внедрения IT-продукта.
2. Планируйте
Нельзя автоматизировать процесс, который не был должным образом прописан. Внедрить в жизнь план, которого нет на бумаге ― это нечто вроде «испорченного телефона»: возникают ошибки и недопонимания, количество которых со временем нарастает как снежный ком. Расписать весь процесс ― это первое условие для плодотворного обсуждения. Наличие четкого плана ― это всегда балл в вашу пользу.
Планирование ― это постоянный процесс. Перед тем как приступить к разработке любых изменений, необходимо понять, как пользователи работают сейчас. Обладая этой информацией, вы вполне можете приступать к улучшению системы. Если система уже используется, но недостаточно эффективно, тем более необходимо понимать, что и как делают пользователи: только после этого будет ясно, что делать ― обновлять систему, проводить обучение сотрудников, а может нужно что-то совсем другое.
3. Улучшайте существующее
IT-системы, которые используются в неполной мере, ― это расточение ресурсов компании. Если вы уже понимаете, что и каким образом работает внутри компании, то смело связывайтесь с поставщиком и обсуждайте, что нужно сделать для повышения эффективности IT-системы.
4. Адаптируйте систему к своим потребностям, но помните об автоматизации
До последнего избегайте кастомизации. К этому способу можно прибегнуть только в том случае, если вы уже все обсудили с поставщиком, и не видите другого выхода. Здесь следует соблюдать осторожность: кастомизация должна проводиться таким образом, чтобы вы могли без проблем и дополнительных затрат проводить апгрейд системы в дальнейшем. При этом автоматизируйте все, что только можно. Не создавайте сложностей для пользователей.
5. Интеграция систем ― только при необходимости
Не нужно ничего интегрировать просто так, для галочки. Да, вы можете все системы, которые используются в компании объединить в одну, но повысится ли от этого продуктивность? Поэтому перед тем как приступать к интеграции систем, всегда нужно определять, какую конкретную пользу это принесет компании.
6. Повышайте мобильность
Повышения эффективности использования IT-систем можно добиться и с помощью внедрения мобильных технологий. В частности, так происходит, когда сотрудники, с помощью мобильных устройств, имеют доступ к рабочим системам в любое время и в любом месте. Однако в этом случае существуют риски для безопасности, в частности утечки данных компании.
7. Учите сотрудников
Когда вы сделали все зависимое от вас в части IT, самое время приступать к обучению пользователей. Этот пункт очень важен, однако им часто пренебрегают. Запомните: ваша задача не только в том, чтобы дать пользователям инструкции по использованию системы; они должны понимать, что и зачем вы делаете, а также ради чего все это.
8. Бизнес-аналитика: используйте по назначению
В основе многих инструментов бизнес-аналитики лежат архивные, часто неактуальные данные. Такая информация имеет ограниченное применение и, соответственно, программы по анализу данных недоиспользуются. Для того чтобы сотрудники более активно пользовались системами бизнес-аналитики, нужны актуальные, обновляемые в режиме реального времени, данные.
9. Обновляйте систему
Регулярное обновление системы занимает много времени и требует немало усилий, но это всегда означает улучшения и дополнительные опции.
10. Возвращайтесь к первым девяти пунктам
Любой бизнес ― это динамичная среда, и IT-технологии должны ей соответствовать. Для того чтобы удовлетворять потребности пользователей, IT-системы должны постоянно приспосабливаться к меняющейся бизнес-среде, а в идеале ― быть на шаг вперед.
По материалам Business Computing World (Великобритания)