Когда инновации живут в гармонии с инвестициями, это означает стабильно растущую прибыль для компании. IT-отдел в этой гармонизации занимает очень важное место. Как узнать, насколько эффективно работает ваш IT-отдел?
Незаменимый инструмент обслуживания данных
Любая компания нуждается в надежной информационной системе, а любая информационная система требует профессионального обслуживания. И это основная задача IT-отдела.
Руководитель IT-отдела разрабатывает IT-стратегию как составную часть общей стратегии предприятия, изучает технологии, которые способны принести вашему бизнесу реальную пользу, и управляет ими.
Эффективный IT-отдел работает, как многоуровневая, хорошо налаженная система, которая учитывает бизнес-процессы вашей компании, оптимизирует и поддерживает их с помощью специфических прикладных систем и технологий. Все эти действия направлены на достижение единой цели — увеличение прибыли. Во всяком случае, так должно быть.
Насколько это соответствует реальности в вашем случае?
Признаки того, что айтишники работают вполсилы
Одна из главных задач управления – вовремя заметить мелкие перемены, которые потенциально опасны для общей эффективности работы компании. Вне зависимости от размеров вашей компании или специфики IT -отдела, эти признаки всегда одинаковы:
- Отдел постоянно нарушает сроки выполнения задач или проектов.
- IT-специалисты не сотрудничают с остальными отделами, не слышат друг друга и используют проблемы компании для взаимных обвинений.
- Бюджет на IT увеличивается поквартально или ежегодно без соответствующего роста оборота.
- Несмотря на сложную финансовую ситуацию, руководитель IT-отдела продолжает чрезмерно тянуться к заведомо неудачным проектам или требовать новое дорогостоящее оборудование.
- Более 30% недавно нанятых на работу IT-сотрудников имеют стаж работы менее одного года, а процедура приема на работу в отдел ограничивается собеседованием.
И как же сделать работу отдела эффективнее?
Повысить эффективность практически всегда означает, что всего лишь нужно правильно организовать процесс работы. И этот случай не исключение. Необходимо набраться решительности и следовать таким советам.
1. В первую очередь нужно организовать правильную структуру отдела. Необходим четкий план работы по проектам, который будет включать в себя все бизнес-задачи, распределение по времени, ресурсам, этапы сдачи работ. Для каждого проекта назначьте ответственного менеджера, который обязан отчитываться о реализации проекта раз в неделю.
2. Для укрепления связей между душой бизнеса и его сердцем — IT-отделом — нужно стремиться к совместному обсуждению всех важных для компании вопросов. Руководитель IT-отдела должен стать для вас человеком, который помогает бизнесу развиваться и снижать стоимость операций за счет использования технологий. Нельзя недооценивать его роль в развитии компании: в наше время IT-директор все чаще становится вице-президентом или входит в совет директоров (Группа Всемирного банка, МТС, Softline).
3. Ограничьте число IT-проектов так, чтобы сотрудники могли работать над каждым из них в полную силу, не отвлекаясь на бесконечные малые задачи. Пусть у вас будет 5 законченных проектов, а не 10 брошенных.
4. Для каждого проекта требуйте оценку ROI. Проекты, которые не приносят компании прибыли или не снижают затраты производства, вам не нужны. Стоит также рассчитывать ROI для уже завершенных проектов – работа над ошибками в бизнесе очень важна.
5. Четко определите, какие IT-поставщики являются хорошими бизнес-партнерами, а какие просто по привычке подъедают ваш бюджет, предоставляя некачественные услуги. Переходите на работу только с качественными поставщиками и обсудите с ними льготную ценовую политику в обмен на эксклюзивное сотрудничество.
6. Делегируйте часть задач. Передав часть рутинных задач аутсорсинговой компании, вы сможете сэкономить не только деньги (ведь вам больше не понадобятся некоторые штатные сотрудники с невысоким КПД), но и время работников IT -отдела, которое они смогут потратить на решение более важных и креативных задач.
7. Не стоит экономить на развитии персонала! Всегда дешевле и выгоднее обучать свой персонал современным технологиям и поддерживать их знания, чем обнаружить, что за три-четыре года ваши сотрудники безнадежно отстали от жизни (ведь тогда возникнет необходимость заново комплектовать отдел).
И последнее: важна не стоимость IT-решений, а их ценность. Ваша задача – требовать четкого обоснования ценности решений и следить, чтобы она всегда превышала стоимость. Помните, что самые эффективные IT-решения – не те, что дешевле стоят, а те, что с минимальными затратами и максимально быстро реализуют поставленные задачи.