5 правил тайм-менеджменту для генерального директора

29 черв. 2018

Designed by Mrsiraphol / Freepik


Керівники в своєму розпорядженні мають великі ресурси. Однак саме вони стикаються з гострою нестачею найціннішого – часу. Навіть декілька додаткових годин у добі не допоможуть встигнути виконати все те, за що відповідає генеральний директор. Незважаючи на це, саме керівники несуть всю відповідальність за успішність компанії.


Цілих 12 років Harvard Business Review вивчав як глави великих компаній керують часом і виявив 5 звичок, які дозволяють їм бути успішними керівниками.

Найкраще спілкування – віч-на-віч


Элон Маск и Франц фон Хольцхаузен, головний дизайнер Tesla Motors /  Jurvetson

Робочі емейли – це нескінченний потік, від якого немає порятунку, навіть якщо ти найголовніша людина в компанії. Швидше навпаки: тебе атакують нескінченні FWD, копії листів, запити та звіти. Електронні повідомлення повинні полегшувати роботу, але в результаті дуже складно виділити листи, відповідь на які варта витраченого часу. Але саме в цьому і полягає найпростіше рішення проблеми – відповідь тільки на важливі листи.

Як же бути? Замість спілкування за емейлом краще використовувати відеоконференц-зв'язок або особисті зустрічі. Це кращий спосіб дізнаватися, що відбувається на даний момент, і дає можливість делегувати вирішення щоденних питань, які винесені на порядок денний. Додатковий бонус від такого спілкування – зміцнення довіри, згуртованість і емоційна залученість всіх членів команди.

Чіткий порядок денний, про який знають всі

З такої кількістью питань, які лягають на стіл, кожен керівник має розуміти, що є пріоритетом в його роботі. Інакше і до того обмежена кількість часу буде витрачена на несуттєві питання, а важливі так і залишаться без уваги.


Порядок денний може бути щоденним або розписаним на більш тривалий період. Керівники, які брали участь в дослідженні, витрачають 43% часу на вирішення питань з порядку денного і відчувають себе краще, приділяючи увагу саме цим питанням. Важливо своєчасно коригувати порядок денний, щоб узгоджувати спільні місії й повідомляти про них менеджерам та членам команди для злагодженої роботи.

Обирайте підлеглих, на яких можна покластися

Директор ефективний настільки, наскільки надійні його безпосередні підлеглі. Саме вони охоплюють всі ключові елементи бізнесу і пропонують керівнику варіанти, де і як можна поліпшити процеси. Топ-менеджмент, працюючи в команді, допомагає генеральному директору розвивати компанію і якісно виконувати свою роботу.


Дослідження показало, що 46% часу генеральні директори витрачають на спілкування зі своїми прямими підлеглими. З великою ймовірністю це саме ті співробітники, в яких директор впевнений. Тому дуже важливо висувати високі стандарти при виборі своєї команди – так директор може підтримувати зв'язок з підрозділами всієї організації для досягнення цілей компанії.

Зустрічі повинні бути короткими і ефективними

Величезну частину часу керівники витрачають на зустрічі й збори – 72%. Це невід'ємна частина роботи будь-якого керівника. Але не завжди ці зустрічі ефективні, часто вони проводяться не за необхідністю, а за звичкою.


Керівникам варто регулярно перевіряти, які зустрічі дійсно потрібні, а які можна делегувати або прибрати зовсім як непотрібний спадок від своєї попередньої посади. Варто переглянути і таймінг зустрічей. Більшість з них можна скоротити вдвічі й звільнити місце для вирішення важливих завдань.

Виділяйте час для себе і сім'ї

Керівники, які взяли участь в дослідженні, працювали в середньому 10 годин у будній день, 4 години у вихідний і 2,5 години в день під час відпустки. В середньому це 62,5 години на тиждень. Такий графік викликаний великою відповідальністю і неможливістю делегувати все. Директор має знаходити час для кожного підрозділу, щоб задавати напрям, регулювати процеси і збирати інформацію, необхідну для правильних рішень.


Щоб уникнути перевантаження від робочих завдань, керівникам необхідно виділяти особистий час. Крім сну – приблизно 7 годин на день – багато керівників близько 45 хвилин приділяли фітнесу. Решта 6 годин – це час для сім'ї, хобі та ледачого відпочинку: читання книг або перегляду фільмів.

Все це разом допомагає зберегти фізичне і психічне здоров'я, необхідне для подолання різних труднощів. Без цього керівник ніколи не буде продуктивними на 100%.


Ефективність роботи генеральних директорів має величезні наслідки – хороші або погані – для співробітників, клієнтів, спільноти, економіки і навіть держави. Бути генеральним директором сьогодні складніше, оскільки масштаби роботи продовжують рости, ускладнюється організація, розвиваються технології, збільшується конкуренція і посилюється підзвітність генерального директора. Тому для керівника так важливо глибоко усвідомлювати свою роль і якомога краще використовувати свій найважливіший ресурс – час.


via



 


Пов'язані новини



Подпишитесь на наши публикации
И еженедельно получайте идеи для развития Вашего бизнеса


« назад