Як використовувати робочий час більш ефективно

15 лист. 2018

У середньому співробітник впродовж восьмигодинного робочого дня на виконання своїх безпосередніх обов'язків витрачає тільки 2 години та 53 хвилини. На що ж витрачається час, що залишився?

11 годин на тиждень на електронну пошту

Навряд чи ви займаєтесь підрахунками того, скільки робочого часу приділяєте електронній пошті щодня. Згідно з даними дослідження, середній працівник витрачає 28% свого робочого тижня на управління електронною поштою — це близько 11 годин.

За рік ця цифра перетворюється на неймовірні 1 048 годин, коли замість вирішення робочих завдань ви розбираєте, сортуєте і читаєте електронні листи. Але як витрачати на них часу менше, адже це один з видів робочої комунікації?

  • Припиніть використовувати електронні листи як привід для того, щоб не робити ще щось. Одна з головних причин, через яку стільки часу витрачається на електронну пошту, в тому, що це простіше і веселіше, ніж заповнення звітів або виконання завдань.
  • Створіть список пріоритетів. Не відповідайте на кожен вхідний лист відразу ж. Якщо ж вимагається негайна відповідь, дайте її та продовжуйте свій день. На менш важливі листи можна відповідати у кінці кожного дня або два-три рази на тиждень.
  • Відповідайте на електронні листи “оптом”, а не перевіряйте свою поштову скриньку кожні 2 хвилини, відповідаючи на всі нові листи. В середньому працівник перевіряє електронну пошту приблизно 36 разів на годину. Можна поставити повідомлення про вхідні листи, і якщо ви бачите, що лист непріоритетний — дайте відповідь на нього ввечері, коли розбиратимете іншу пошту, що накопичилась за день.

6 годин на тиждень на наради

Іншим основним продуктом корпоративного способу життя є наради, які мають бути втіленням продуктивності, принаймні в теорії. А на практиці це один з найголовніших поглиначів часу.


Залежно від своєї ролі в компанії ви можете витратити від 35 до 50% свого загального робочого часу на зборах. У глобальному масштабі компанії витрачають на них 15% свого часу.


На думку опитаних керівників, 67% всіх зборів невдалі. Для цього існує низка причин, у тому числі перевірка електронної пошти (див. пункт перший), виконання чогось, не пов'язаного зі зборами, або відсутність фокусу на його темі.



Як зробити наради більш продуктивними?

  • Ви маєте повністю присвятити себе зустрічі. Не перевіряйте електронні листи, не переглядайте Facebook і не робіть що-небудь, що не стосується зборів. Один із способів запобігти цьому — ввести політику "Без ноутбука на нараду!”. Але для нарад з дистанційними командами цей варіант не підійде.
  • Ретельно продумайте склад учасників. Одна з головних причин, через які учасники нарад відволікаються, — вони відчувають, що їхня присутність не має значення. Правильний вибір учасників і їх кількість, робота без факторів, що відволікають, дозволить проводити продуктивні наради.

Команда Evernote пропонує наступне число учасників:

4–6 осіб для вирішення проблеми;

4–7 осіб для ухвалення рішення;

5–15 осіб для складання повістки дня;

10–20 людей для проведення мозкових штурмів.

15 годин на тиждень на перерви (без урахування обіду)

У одному з опитувань Salary.com 43% учасників заявили, що один з кращих способів витрачати час на роботі — це спілкування з колегами. З іншого боку, спілкування є невід'ємною частиною повсякденних робочих обов'язків, і це важливо для створення кращої атмосфери на роботі. Якщо спілкуватися в міру, це підвищує продуктивність, комунікацію і зміцнює командний дух.


Але в середньому працівник щодня робить до 50 перерв, кожна з яких займає 5 хвилин. Тобто ми витрачаємо біля 4-х годин кожного робочого дня на перерви і відволікання. Учасники дослідження заявляють, що більше 80% таких перерв незначні й цілком можна обійтися без них. Як впоратись з такими ситуаціями?


Колеги повинні знати, коли ви зайняті. Якщо вони не перестануть відволікати вас, знаючи це, є декілька способів ускладнити їм завдання: піти в інший кабінет (якщо є така можливість), попрацювати дистанційно кілька днів або надіти навушники — такий натяк колеги повинні розпізнати точно. Але найголовніше — твердо відповідайте "ні" на пропозиції, що відволікають вас!


via



 


Пов'язані новини



Подпишитесь на наши публикации
И еженедельно получайте идеи для развития Вашего бизнеса


« назад