З початком дій карантину та введенням обмежень діяльності роботодавців, постали питання коректного обліку кадрів, оптимізації витрат та трудових ресурсів. Період невизначеності рано чи пізно закінчиться, але правильна стратегія може значно зекономити ваш час та зусилля, а ще звільнити від проблем і суперечок із працівниками та контролюючими державними органами.
Залишити все, як є
Компанія продовжує працювати, як і раніше, не вноситься жодних змін до внутрішнього трудового розпорядку, кадрових документів та ін. Роботодавець застосовує заходи для мінімізації соціальних контактів та вводить обмеження, встановлені державою під час карантину. І робить це фактично, але юридично його дії не відображаються у документальній формі.
Ризики: притягнення до відповідальності за порушення обмежувальних заходів під час карантину та за порушення правил кадрового обліку. Не оптимізовані витрати на трудові ресурси, а також можливі трудові спори.
Переваги: відсутність додаткових витрат пов'язаних із адаптацією кадрового обліку до умов карантину.
Мінімальне втручання
Переведення працівників на дистанційну роботу з дому. Щоправда, не всі працівники можуть виконувати свою роботу віддалено. За такої стратегії, компанія продовжує працювати, як раніше, а на дистанційну роботу переводяться співробітники, які без ускладнень можуть працювати поза офісом. Таким чином, роботодавець застосовує заходи для мінімізації соціальних контактів та вводить обмеження, встановлені державою на час карантину.
Ризики: на дистанційну роботу не можна перевести усіх працівників. Більша ймовірність трудових спорів, оскільки процедура переведення на дистанційну роботу не цілком врегульована. Є ризик притягнення до відповідальність за порушення трудового законодавства.
Переваги: вжито хоча б мінімальних заходів для приведення роботи підприємства у відповідність із обмеженнями, що встановлені на час карантину.
Максимальна відповідність
Застосовуються дії в залежності від конкретних виробничих умов: повністю або частково переведення працівників на режим дистанційної роботи, надання співробітникам відпустки, встановлення неповного робочого дня чи тижня або оформлення простою. У межах одного підприємства, за необхідності, можна застосувати як усі, так і декілька механізмів реорганізації роботи підприємства.
Особливості застосування реорганізації роботи
Відпустки
На час карантину може бути застосовано будь-який вид відпустки: відпустка без збереження заробітної плати, соціальна відпустка на дітей чи щорічна основна відпустка.
Соціальна відпустка на дітей та щорічна основна відпустка законодавчо обмежені строками. Відпустки без збереження заробітної плати, після останніх змін у законодавстві, можуть надаватися на весь період дії карантину. Після завершення карантину працівникам дозволяється також використати як свою щорічну основну відпустку, так і 15 днів відпустки без збереження заробітної плати.
Ризики: роботодавець не може примусово відправити працівника у відпустку, а також відмовити у наданні будь-якої відпустки за заявою співробітника.
Переваги: немає необхідності здійснювати контроль за дистанційною роботою працівника. Законне оформлення відсутності працівника на робочому місці. Оптимізація видатків за умов використання відпустки співробітниками без збереження заробітної плати на час карантину.
Неповний робочий день
Під час карантину можна встановлювати неповний робочий день чи тиждень на підприємстві із одночасним зменшенням тривалості роботи. Ініціаторами таких змін можуть бути як працівники, так і роботодавець. Зміна робочого режиму застосовується як на певний період, так і на невизначений час. У наказі важливо чітко вказати кількість робочих годин або днів — у разі переведення працівника на неповний робочий день.
Ризики: роботодавець не має права в односторонньому порядку ухвалювати таке рішення без повідомлення працівникові за 2 місяці, оскільки режим роботи є однією із істотних умов праці.
Переваги: встановлення такого режиму роботи не призводить до обмеження будь-яких трудових прав працівників, гарантій та компенсацій, а також оптимізує видатки на трудові ресурси.
Дистанційна робота
Процедура оформлення дистанційної роботи залишається неврегульованою на законодавчому рівні. Тому варто діяти за схожим сценарієм, який передбачено для оформлення зміни місця роботи: отримати від працівників заяви про виконання роботи з дому, видати наказ (за необхідності - з графіком подання звітів по виконаним завданням) про перехід на дистанційну роботу, за потреби укласти додаткову угоду до трудового договору про зміну місця роботи. Оплата праці за таких умов здійснюється в повному обсязі.
Ризики: відсутність контролю та загроза невиконання роботи працівниками, а також дотримання ними норм охорони праці. У такому режимі можуть працювати лише офісні працівники і це не оптимізує витрати на трудові ресурси.
Переваги: графік роботи і оплата не змінюється, а працівник сам обирає стратегію виконання завдання і час на відпочинок. Зменшується кількість соціальних контактів під час карантину. Дистанційна робота може бути поєднаною із встановленням неповного робочого дня чи тижня.
Оформлення простою
Найбільш радикальний метод – оформлення простою, тобто призупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи. Простій можливо застосувати і до частини підприємства з переліком осіб, до яких застосовуються такі умови та відповідної оплати праці. А іншу частину підприємства, яка все ж може працювати (керівництво, юридичний відділ та ін. адміністративний персонал) можливо перевести на дистанційну роботу.
Ризики: часткове зупинення роботи підприємства, що однак не звільняє роботодавця від обов'язку виплати заробітної плати усім працівникам.
Переваги: працівники можуть приступити до роботи в установлений у наказі (розпорядженні) час, виплата частини заробітної плати (2/3 тарифної ставки). Окрім цього на період простою працівники можуть звільнятися від виконання своїх трудових (посадових) обов’язків, якщо це зазначено у наказі.
Звільнення
Впровадження карантину не є підставою для звільнення працівників. Водночас, якщо карантин викликав спад у виробництві, роботодавець може провести скорочення штату, попередивши працівників про їх звільнення за 2 місяці. Варто уникати масового вивільнення працівників – звільнення протягом місяця 10 і більше працівників.
Ризики: кримінальна відповідальність – за незаконне звільнення працівника — штраф до 51 тис. грн або виправні роботи.
Переваги: мінімізація видатків, пов'язаних із нарахуванням та виплатою заробітної плати, сплатою податків та інших платежів.
Пандемія так чи інакше внесла свої корективи у ведені господарської діяльності, і вам доведеться пристосовуватися до нової реальності – тут точно будуть корисними чіткі та правильні поради фахівців, а результат буде залежати від обраного вами плану дій для перетворень. Цілком можливо, що при правильному застосуванні описаних вище механізмів, вам вдасться уникнути багатьох ризиків та непорозумінь.
