Що таке фінансові резерви, як їх зібрати та коли використовувати: відповіді на поширені питання

Якщо ви тільки почали бізнес або лише плануєте, чи просто працювали навмання, потрібно розібратися в тому, що таке фінансові резерви, від самого початку. Щоб вам було зручніше, ми зібрали відповіді на основні питання в одній статті.

Що таке фінансовий (готівковий) резерв?

Фінансовий резерв — це надзвичайний фонд для вашого бізнесу. Ви можете використовувати резерв для закриття незапланованих та короткотермінових фінансових потреб.  Замість того, щоб поринути в глибини кредитної картки або позичати гроші з сімейних фондів, ви можете оплатити несподівані витрати грошима з фінансового резерву.  Під фінансовий резерв краще відкрити новий банківський рахунок, окремий від вашого загального банківського бізнес-рахунку та інших, як-от рахунок для виплати зарплат.

Скільки грошей має бути в резерві?

Якщо ви відкладете замало, то це не матиме сенсу і ніяк не допоможе в надзвичайній ситуації, а якщо забагато, то бізнесу може не вистачити коштів на нагальні потреби та розвиток. Тобто в резерві має бути стільки грошей, щоб покрити несподівані витрати, але при цьому не залишити бізнес без інвестицій.  Більшість фінансових експертів вважають, що резерви готівки мусять покривати витрати на три-шість місяців. Але точної та однакової для всіх формули не існує. Щоб визначити найкращий для себе обсяг готівкового резерву, подивіться на свої фінансові потреби і проаналізуйте звіт про рух грошових коштів, бюджет та інші прогнози щодо доходів.

Що таке звіт про рух грошових коштів?

Це такий звіт, який дозволяє проаналізувати минулі витрати та прибутки компанії. Він показує, звідки гроші надходять та на що витрачаються за рік. Орієнтуючись на цей звіт, можна вирахувати, скільки грошей вам у середньому потрібно на те, щоб щомісяця покривати витрати компанії та виходити хоча б в “нуль”. Звичайно, у розрахунки потрібно закладати похибку, наприклад, якщо у вас сезонний бізнес або ви плануєте заміну обладнання чи відкриття нового філіалу. 

А як використовувати бюджет та прогнозований дохід?

Аналізуючи звіт про рух грошових коштів, ви робите висновки, спираючись на минулий досвід.  Але якщо у вас ще немає такої звітності, тому що ви тільки почали бізнес або змінили напрям діяльності, то орієнтуватись можна на прогнозовані доходи та витрати. Перед тим, як це зробити, переконайтесь, що врахували в бюджеті всі необхідні витрати, в тому числі накладні. Тобто ті гроші, які підуть на оплату оренди, комунальних послуг, страхування та інші регулярні платежі. Їх можна відразу закласти у резерв, щоб перестрахуватися на випадок зменшення доходів.

Чи варто відкладати гроші до резерву, якщо є борги?

З одного боку, здавалося б, логічно спочатку закрити всі кредити та віддати борги, а лише після цього формувати резерви.  Проте краще робити це одночасно. У вас має бути борговий план, за яким ви стабільно щомісяця виплачуєте борги. Так само має бути план накопичення резерву. Вважайте це боргом самому собі. Встановіть певний відсоток, який будете відкладати з доходів. Можете робити це щомісяця або з кожного оплаченого рахунку — залежно від того, як отримуєте оплату від клієнтів та що для вас зручніше. До речі, резерв може знадобитись, якщо у вас не вистачить грошей на чергову виплату за кредитом. Щоб не отримати штраф, можна використати заощадження.

Коли можна діставати гроші з резерву?

1. Коли ви очікуєте надходження коштів, а вже потрібно платити зарплату працівникам.

Це особливо важливо, якщо ви працюєте з клієнтами за післяплатою чи постачаєте товари або надаєте послуги на виплат. Гроші вам можуть надійти пізніше, ніж планувалось, але це не має позначатися на людях, які працюють в компанії.  Дістаньте гроші з резерву, розрахуйтесь, а потім з надходжень поверніть їх на місце. В ідеалі у вас має бути достатньо заощаджень, щоб покрити зарплатний фонд за три місяці.

2. Коли потрібно здійснити регулярні витрати, а продажі уповільнились.

Це може бути передбачене використання резервів, якщо ви знаєте, коли в вашому бізнесі відбувається уповільнення, і неочікуване.  Якщо у вас є чітко визначені періоди, коли вам потрібно брати гроші з заощаджень, то краще розділити резерв на дві частини: та, яку ви будете використовувати точно, і екстрена — на випадок додаткових необхідних витрат.

3. Якщо є сенс інвестувати в перспективу.

Іноді трапляється можливість вкластись у розвиток, який не був закладений в бюджет. Наприклад, у вас з’явився проєкт, з яким можна взяти участь у галузевій виставці. Або вам запропонували нове програмне забезпечення для оптимізації роботи чи нове обладнання, якого ще немає в конкурентів. Якщо ви бачите, що рентабельність таких інвестицій може бути високою в довгостроковій перспективі, то замість того, щоб брати кредит, можна використати резерв. 

4. Якщо у вас виникли несподівані витрати.

В разі стихійного лиха, наприклад, епідемії коронавірусу чи іншого форс-мажору. Вам раптово підняли орендну плату за офіс і потрібно переїжджати. Або на складі прорвало труби, і вода зіпсувала товар.

5. Якщо потрібно витратити гроші для того, щоб більше заробити.

Якщо у вас виникає ситуація, коли потрібно вкласти більше грошей, щоб отримати вищий прибуток, використовуйте резерв. Наприклад, коли у вас виріс попит на певний товар і потрібно закупити ще. Або якщо клієнт пропонує великий проєкт, для якого вам бракує ресурсів. Чи необхідно вкластись у навчання персоналу, щоб пропонувати більше послуг.

Як стежити за резервними коштами?

Резерв — це не скарб, який ви сховали й до кінця життя не торкаєте його.  Абсолютно нормально, що гроші на резервному рахунку будуть рухатись як в більший, так і в менший бік. Але ви завжди маєте знати, що там відбувається, і стежити за надходженнями та витратами. Для цього краще за все створити окрему таблицю, куди заносити всю інформацію про рух коштів у резерві. Вона може бути досить простою: дата внесення коштів чи вилучення; якщо резервних рахунків кілька, то який з них задіяно; примітка, звідки додались кошти чи на що були витрачені; дебет та кредит. Пишіть витрати до колонки кредиту, а надходження — до дебету відповідно: наприкінці місяця чи року так буде простіше аналізувати рух коштів у резерві. Періодично звіряйте свої записи з виписками з банку.  Безперечно, такий простий план підійде для невеликих або середніх компаній, а великий бізнес вимагатиме більш детального планування та ведення звітності. Проте базис залишається однаковими для всіх — щоб не опинитися в скрутному становищі та не втратити бізнес через недалекоглядність, потрібно завжди мати в запасі суму грошей, яка дасть вам час на розв'язання проблем. Читайте інші статті про основи бізнесу в нашому блозі: