Як делегувати повноваження так, щоб підвищити ефективність роботи компанії

В компанії керівник зазвичай виконує не лише адміністративну функцію, а й відповідну своїй компетенції роботу. Отже, щоб зменшити навантаження, певна відповідальність та повноваження делегуються підлеглим, які виконують роботу від імені керівника. А сам керівник може концентруватися на завданнях вищого рівня. При делегуванні повноважень керівник не повністю віддає свої повноваження, а лише розподіляє ту відповідальність та права, які необхідні для виконання певних завдань.

Особливості делегування повноважень

1. Делегування означає надання повноважень підлеглому діяти самостійно, але в межах, встановлених начальником. Крім того, він має дотримуватись організаційної політики, правил та положень.
2. Делегування не означає, що керівник відмовляється від своїх повноважень. Він ділить з підлеглим лише ті повноваження, які потрібні для виконання покладеного на нього завдання.
3. Після делегування повноваження можуть бути додатково розширені або відкликані керівником залежно від ситуації.
4. Начальник не може делегувати повноваження, якими він сам не наділений. Крім того, він не може делегувати повністю всі свої повноваження підлеглому.
5. Делегування повноважень може бути усним або письмовим, конкретним чи загальним.
6. Делегування — це свого роду мистецтво, яке повинно відповідати всім основним правилам організації.

Процес делегування повноважень

Процес делегування повноважень складається з чотирьох етапів. 1. Покладання обов'язків на підлеглих. Перед фактичним делегуванням керівник має ухвалити рішення про обов'язки, які він бажає передати підлеглому або групі підлеглих. Варто скласти список завдань, що слід виконати, разом із цілями, яких потрібно досягти, і передати цей список підлеглим. Отже, на першому етапі обов'язки покладаються на підлеглих відповідно до їх робочих ролей. 2. Передача повноважень для виконання обов'язку. На цьому етапі підлеглому делегується належне повноваження, яке необхідне для виконання покладеного на нього обов'язку. Керівник повинен донести до працівника, що це повноваження делегується суворо для виконання вказаних завдань. Велика кількість повноважень може призвести до їх неправильного використання підлеглим. 3. Прийняття доручення. На цьому етапі підлеглий або приймає, або відмовляється від завдань, покладених на нього керівником. Якщо працівник відмовляється прийняти обов'язок та повноваження його виконувати, керівник шукає іншу особу, яка здатна та бажає виконати доручення. Як тільки доручення приймається, процес делегування досягає останньої стадії. 4. Підзвітність.  Процес делегування закінчується, коли підлеглий приймає обов'язок нести відповідальність у межах покладених на нього повноважень. Як тільки доручення прийнято підлеглим, він стає відповідальним за його виконання і відповідає за нього перед керівником.

Принципи делегування повноважень

Делегуючи повноваження, керівник підпадає під певний ризик — результати залежатимуть тепер не від нього, а від підлеглого та від того, наскільки він зрозумів свої обов’язки, межі повноважень, і його власного рівня відповідальності. Щоб зменшити ризики, потрібно дотримуватися певних принципів.

Принцип функціонального визначення

Якщо компанія складається з різних функціональних підрозділів, кожен з них сприяє досягненню організаційних цілей і, своєю чергою, має свої конкретні цілі. Тож чітко визначені цілі кожного підрозділу, очікувані результати, конкретні заходи, які слід виконати, та визначені внутрішньовідомчі відносини допомагають керівнику визначити вимоги до конкретних посад і працівників.

Принцип очікуваного результату 

Перед тим як делегувати повноваження підлеглому, керівник повинен чітко визначити для себе мету такого делегування та очікувані від нього результати. Цілі, завдання та рівень виконання також мають бути чітко визначені, щоб спрямовувати дії підлеглого на виконання завдання необхідним чином. Цей принцип допомагає визначити, які повноваження слід делегувати, щоб їх було достатньо для встановлення відповідальності.

Принцип паритетності повноважень і відповідальності

Такий принцип свідчить про те, що відповідальність та повноваження існують одночасно. Це означає, що якщо на підлеглого покладено певну відповідальність, він має отримати певний рівень повноважень. Отже, як відповідальність, так і повноваження мають бути чітко визначені для підлеглого.

Принцип єдності командування 

Відповідно до цього принципу, кожен підлеглий повинен мати одного керівника, від якого отримує повноваження і перед яким він підзвітний. Простіше кажучи, працівник має отримувати вказівки від одного керівника і виконувати ті обов'язки, які він призначив. У тому випадку, якщо підлеглий повинен звітувати за одним і тим же завданням перед кількома начальниками, можливі конфлікти та затримка у виконанні.

Принцип абсолютної відповідальності 

Такий принцип стверджує, що відповідальність не може бути делегована. Це означає, що навіть після делегування повноважень підлеглому виконувати певні завдання від імені керівника сам начальник має нести повну відповідальність за дії підлеглого. Іншими словами, незалежно від дій підлеглого, його керівник залишається підзвітним за них своєму начальству. 

Скалярний принцип 

В компанії мають існувати чіткі лінії повноважень та визначена субординація. Це допомагає працівникові зрозуміти, хто йому передає повноваження і перед ким він має звітувати. А також з ким може зв’язатися, якщо виникне ситуація поза його контролем. Цей принцип стверджує, що в організації повинна існувати належна ієрархія.

Принцип винятку 

Відповідно до цього принципу, підлеглий отримує повну свободу виконувати свої обов'язки відповідно до своїх повноважень. Керівник не повинен постійно втручатися в процес роботи, навіть якщо допускаються незначні помилки. Але в деяких виняткових випадках керівники можуть втручатися і навіть відкликати повноваження, делеговані підлеглому.

Делегування повноважень — реальний спосіб підвищити вмотивованість працівників та ефективність їхньої роботи

Довіра з боку керівництва збільшує вмотивованість працівників. І делегування повноважень — один із способів цю довіру проявити. Звичайно, якщо все було зроблено правильно, людина отримала не лише відповідальність, а й права та можливість впливати на результат. Якщо були встановлені цілі та чітко роз’яснено, чому потрібна допомога саме цього працівника, він не буде відчувати, що на нього “скинули” завдання. Навпаки, зрозуміє, що він частина команди та має справжній вплив на роботу компанії. А відчуття подвійної відповідальності (як виконавця та людини, якій довіряють) стимулюватиме виконати все якнайкраще. Водночас делегування повноважень дозволяє керівникові сконцентруватися на тій роботі, яку ніхто інший більше виконати не здатний, та приділити більше уваги керівним та організаційним завданням.