5 порад, як фінансисту перетворити рутинну звітність на цікавий процес

Якщо вам доводиться готувати фінансову звітність і аналіз, а колонки цифр навіюють вам нудьгу і бажання якомога швидше покінчити із цією рутиною, скористайтеся нашими порадами.

1. Зробіть свою фінансову звітність більш ефективною та прозорою

Компанії хочуть, щоб їхні фінансові директори робили свої звіти і аналіз максимально якісними. Вони прагнуть їх отримати, щоб швидше ухвалювати бізнес-рішення і краще оцінювати продуктивність своїх команд. Оскільки фінансові директори — це, по суті, стратегічні радники C-suite, їх просять поліпшити потік інформації та знань для своїх колег C-level. Також якісна звітність потрібна аудиторам чи наглядовим радам, оскільки їхня сфера — бюджетування, прогнозування чи кредитування. Крім цього, фінансовий відділ повинен бути прозорим у своїх покупках. Фінансові директори часто вимагають дорогих технологій і ресурсів для своїх команд. Тоді як їхні керівники перш за все хочуть бачити дивіденди від інвестицій. Тож складається так, що звіти роблять, аби отримати зиск і показати власну роботу, замість того, щоб знаходити дієві ідеї для збільшення прибутку. Сьогоднішні фінансові директори все ще стикаються з проблемами, особливо коли змушені пояснювати свою роботу і отримані дані керівництву, котре не має   фінансового досвіду. Ця інформація, вирвана з контексту, просто незрозуміла для нефінансиста, а її пояснення потребує часу, котрий можна було б використати більш ефективно.   Така робота в Україні більш ніж затребувана, а високі зарплати компенсують деякі незручності. Зарплати фінансових директорів у нас починаються від $1 500 (в невеликих фірмах) і сягають $7 000–10 000 в солідних компаніях, які вийшли на міжнародний ринок. Що робити? Фахівці радять знайти найбільш ефективну технологію, що дозволяє систематизувати свої дані і автоматично вести фінансову звітність. Це переміщує ресурси з функції звітності в функцію аналізу, при цьому не страждає якість обох. Взявши під контроль потік інформації, фінансові директори можуть гарантувати, що їхні колеги (і решта компанії) отримують точну картину фінансів і майбутнього потенціалу, а не заплутані перспективи на майбутній розвиток.

2. Навчіться оперувати новими нормативними вимогами і термінами їх дотримання

Як показує практика, найбільше клопоту фіндиректорам додають часті зміни у чинному законодавстві. Чомусь виходить, що як тільки фінансова команда пристосовується до нових законів, з'являється інше регулювання, що знову збиває з пантелику? Традиційно правки і тлумачення до законів, що стосуються фінансів, включають оновлення стандартів фінансової звітності Фондом міжнародних стандартів фінансової звітності та Міністерством фінансів України. Щодня їх з’являється по декілька, тож фінансисти просто змушені витрачати свій час на знайомство з новинками, а не свою безпосередню роботу. Що робити? Кращий спосіб впоратись з поточними змінами в нормативних актах і документах — це постійно бути в курсі. Багато фінансових директорів скаржаться і навіть активно опираються новому, але це тільки створює безлад для всієї команди. Не відкладайте нічого на завтра, тому що післязавтра ви вже не встигнете опанувати новий масив інформації. Забудьте про “русский рывок” — коли місяць байдикуєш, а потім не спиш, не їси і намагаєшся за один день виконати місячний план.    Що раніше ви почнете працювати над оновленням фінансової звітності, тим більше ресурсів буде у вашому розпорядженні. Кожен, хто чекає до останньої хвилини, програє.

3. Вчіться використовувати сучасні технології

У фінансовому світі популярною є ERP — система планування ресурсів підприємства. Багато українських компаній, як і раніше, використовують локальні технології ERP і звітності. Однак фінансисти нарікають на те, що вони дорогі, вимагають багато часу для установки і застаріли. І що вони майже ніколи не надають необхідних рішень для звітності. Що робити? Перемістіть вашу ERP в хмару. Хмарні технології надають найостаннішу і, як правило, найбільш прийнятну конкретно для вас версію програмного забезпечення. Це дозволяє більшій кількості користувачів отримувати доступ до даних, аналітики та результатів аналізу в одному місці. Такий крок покращить звітність і буде достатньо прозорим. В останнє десятиліття хмарні технології перетворилися з загадки на норму. Всі основні постачальники ERP-систем все більше і більше переміщують свої функціональні можливості в хмарні продукти. Цей формат дає можливість знизити капітальні витрати, забезпечуючи можливість практично миттєво реагувати на збільшення попиту на обчислювальні потужності. Як бонус хмарні технології забезпечують безпеку даних. Це лягає тягарем безпеки на досвідченого постачальника, а не на вашу ІТ-команду.

4. Мінімізуйте кількість систем звітності, з якими працюєте

Скоріше за все, ви намагаєтеся працювати у кількох звітних системах одночасно. За статистикою, 32% компаній працюють як мінімум з 16 різними системами звітності. Це забагато для того, щоб вільно орієнтуватися у кожній із систем. Фінансова звітність і аналіз часто стають зигзагоподібною подорожжю кількома шляхами, що призводить до безлічі помилок і головного болю. Що робити? Це буде непросто, але вам потрібно почати руйнувати власні стереотипи і відмовлятися від деяких застарілих знань та умінь. Зробіть ставку на роботу з компаніями, які спеціалізуються на інтегрованих інформаційних системах — вони вже впоралися з проблемами, які для вас здаються новими, і можуть прокласти найшвидший, найефективніший і найменш болісний шлях для вашої компанії. Знайдіть рішення для управління даними, їх зберігання, фінансової аналітики і автоматизації потоків даних. Не зупиняйтесь, поки не знайдете технологію, яка значно зменшує переміщення даних вручну. Використовуйте тільки ті системи, які підвищують ефективність. Як бонус, розміщення даних в меншій кількості місць зводить до мінімуму проблеми з версіями, оскільки вся інформація зберігається в одному місці.

5. Не дайте своєму роботодавцеві засумніватися у вашій компетенції

Власне, вся робота радника з фінансів чи фінансового директора полягає у тому, аби збільшити прибутковість компанії. Але ефективності не досягнути, якщо робота буде недбала. Що робити? Організувати весь процес введення даних, управління та звітності з нуля. Створити  шаблон того, як дані повинні бути відформатовані й організовані. Покласти на свою команду відповідальність за дотримання необхідних вимог. Це схоже на мікрокерування, але, користуючись нашою порадою № 4, ви акумулюєте роботу членів команди на мінімальній кількості ресурсів, а ваше послідовне управління даними отримає цілісний підхід. Щоб ви не вирішили, ефективність вашої роботи — у нових технологіях, особистій ініціативі та бажанні завжди навчатися новому. via Background vector created by pikisuperstar - www.freepik.com