Кожна компанія прагне, аби фінансові показники її господарської діяльності відповідали запланованим параметрам. В ідеальній ситуації – розбіжностей бути не повинно, але ж це фактично недосяжна мрія. Добре, коли різниця незначна. Але що ж робити, якщо відхилення істотні, особливо, коли підприємство намагається зменшити видатки і чи можна з’ясувати причини цих незапланованих витрат? Відповіді на ці питання дає план-факт аналіз. Такий регулярний аналіз допоможе не тільки тверезо оцінити стан справ на підприємстві, але й дозволить передбачити негативну тенденцію заздалегідь.
Коли поточні видатки виходять за рамки бюджетного ліміту, компанія ризикує не дістатись поставленої мети і, навіть, поламати всю свою стратегією на довгу дистанцію. Тому так важливо постійно звіряти поточні показники. Бажано щоквартально, а може й щомісяця контролювати виконання бюджетів і порівнювати фактичні результати із запланованими показниками діяльності. У діловому світі це назиється план-факт аналіз.
Основна задача план-факт аналізу полягає у порівнянні планових та фактичних показників фінансового бюджету і пошуку причин, які пояснюють ці відхилення. Для правильного порівняння важливо, аби показники план-факт аналізу приводились в однакових аналітичних розрізах і з однією періодичністю. Це допомагає зробити висновки про ефективність або неефективність роботи усього підприємства або його окремих підрозділів. А при виявлені проблем – прийняти своєчасні та правильні рішення для вирішення ситуації.
Необхідні аналітичні розрізи (аналітики) визначаються компанією самостійно, проте найчастіше використовуються:
-
- Статті бюджету (статті доходів і витрат, руху грошових коштів).
- Статті управлінського балансу.
- Сегменти бізнесу.
При планово-фактичному аналізі найчастіше використовують наступні відхилення:
-
- абсолютні відхилення – різниця, що отримується шляхом віднімання однієї величини від іншої. Результат відображає становище речей між плановими і фактичними параметрами;
- відносні відхилення – розраховуються як відношення фактичних показників до інших аналогічних показників і виражаються у відсотках. Результат підвищує рівень інформативності проведеного аналізу і дозволяє більш чітко оцінити зміни;
- селективні відхилення – розраховуються по відношенню показників роботи компанії в аналізованих періодах. Цей результат застосовується для оцінки динаміки процесів і показників на часовому відрізку.
Головним завданням такого аналізу є надання керівництву компанії наочної картинки діяльності підприємства або підрозділу, що у подальшому є базою для прийняття своєчасних і правильних управлінських рішень менеджментом компанії. Тому використання план-факт аналізу є дуже важливим елементом у загальному процесі управлінням компанії.
Контроль виконання бюджету – одна з найважливіших функцій бюджетування. План або бюджет у чистому вигляді – це тільки управлінський інструмент. Та, аби керувати ним, компанії потрібно сформувати механізми контролю виконання встановлених показників ефективності. Добре, коли у підприємства усе працює як годинник, є відповідальні, є час проаналізувати усі операції, які складають загальну картину діяльності компанії в цілому. Проте, це можливо поки обсяг оброблюваної інформації невеликий. З розвитком та ростом бізнесу такий облік може ускладнитись. Саме тоді у нагоді стане залучення до цього питання зовнішнього провайдера.
Довірити аналіз цього блоку питань іншій компанії – не так вже й складно. Варто зрозуміти, що це досить ефективно і безпечно. Ви передаєте інформацію сторонній особі, для якої це є core activity. І тут перевага у тому, що за будь-яких обставин ви отримаєте зведену інформацію щодо фактичних даних та порівняльну інформацію у запланований час. Коли ваше підприємство довіряє справу аутсорсинговій компанії, ви позбавляєтесь поширених проблем таких, як затримка та помилки в даних фінансового обліку, суперечки бухгалтерії та фінансистів, штучні обмеження в обліку. А головне, ви отримаєте найбільш актуальні рекомендації щодо корегування бюджетних показників на наступний період, що допоможе у досягненні цілей компанії у майбутньому.
В результаті співпраці підприємства з зовнішнім провайдером, замовник зможе зрозуміти реальний стан показників діяльності свого бізнесу чи підрозділу, отримати коментарі від відповідальних осіб щодо значних відхилень та звернути увагу на проблемні елементи, які не дають компанії рухатись у вірному напрямку та бути ефективними у своїй галузі.
Приймаючи рішення про залучення надійного зовнішнього провайдера, ваша компанія не тільки економить час та зусилля, але й отримує гнучкість при розподілі витрат, мобільність штату співробітників та доступ до кращих професійних навичок. А ваш план-факт аналіз проходитиме легко і цілком безпечно.
