Карантин продовжили — політ нормальний: як співробітникам Baker Tilly вдалося налаштувати віддалену роботу

На початку карантину ми провели загальне опитування серед співробітників Baker Tilly, щоб з’ясувати, як можемо допомогти своїй команді подолати нові виклики дистанційної роботи. Зараз ми поспілкувалися з сімома хлопцями та дівчатами з різних департаментів, щоб дізнатися, що вони думають про такий досвід та як себе почувають. Жоден із наших опитуваних раніше не працював дистанційно. Комусь віддалена робота подобається більше, комусь — менше, але всі, з ким ми говорили, погоджуються в одному: не вистачає живого спілкування. А ще майже всі зійшлися на думці, що після завершення карантину було б добре поєднувати офісну та дистанційну роботу, наприклад, працюючи декілька днів на тиждень в офісі, а один чи два дні — вдома. Карантин допоміг нашим співробітникам навчитися краще планувати свій день, “прокачати” посидючість та зрозуміти, що вони спроможні досягати своїх цілей у будь-яких умовах. Наталія Сугак, старший аудитор, Департамент аудиту, працює в компанії 5 років.    Юлія Шалютіна, аудитор першого року, Департамент аудиту, працює в компанії півтора року.   Тетяна Шапран, старший консультант, Департамент корпоративних фінансів, працює в компанії 4 місяці.   Тетяна Шикер, старший бухгалтер, Департамент аутсорсингу, працює в компанії понад 4 роки.   Дмитро Мисник, оцінювач, Департамент оцінки та фінансового моделювання, працює в компанії 3 роки.   Віталій Ходзицький, аудитор другого року, Департамент аудиту, працює в компанії 2 роки.   Анна Бень, аудитор другого року, Одеська філія,  працює в компанії 2 роки.

Чи подобається вам працювати віддалено?

Наталія: Періодично я все-таки працюю в офісі. Особливо, коли закривається проєкт і потрібно цілий день завзято попрацювати. З дому складніше себе налаштувати, бо робочий день розтягується. Плюс в офісі під рукою є принтер, сканер. Це допомагає у роботі, адже ми працюємо з документами.  Наша робота передбачає постійне спілкування з командою і з клієнтом. З клієнтами вдалося налагодити комунікацію швидко, з командою було трохи важче, бо раніше ми не практикували віддалений режим. Це новий досвід для нас. Як сініор можу сказати, що найефективніше можна організувати роботу так: команда може працювати віддалено 2-3 тижні за проєкт (в середньому проєкт триває 2 місяці), коли кожен займається своїми задачами, які він вже знає, і не потребує значних комунікацій, а на старті та при фіналізації проєкту все-таки краще збиратися командою разом і обговорювати всі деталі віч-на-віч.  Юлія: Так, мені подобається працювати віддалено. Цікаво було спробувати, бо до цього була впевнена, що не змогла б працювати з дому. І, здається, в мене виходить. Але завжди працювати так не хотіла б, вдома сумно. Вважаю, ідеально було б працювати в офісі, але декілька разів на місяць — вдома.  Тетяна, ст. конс.: Більше подобається працювати в офісі. Дуже не вистачає контакту з людьми, тому що я зараз працюю одна вдома й іноді хочеться поговорити з кимось. Проте хочу зазначити, що зараз встигаю трохи більше. Наприклад, обід-вечерю можна поставити в мультиварку вдень і не потрібно робити цього ввечері, тож цей час можна витратити на щось інше. Але вже пройшло півтора місяця — і я вже готова виходити в офіс, там навіть кава смачніша :). Тетяна, ст. бух.: Так, незвично, але подобається. Є і плюси, і мінуси. Після того, як місяць відпрацювали дистанційно, вже хочеться сходити в офіс, поспілкуватися наживо з колегами. Але я не можу сказати, що для мене дистанційна робота — це покарання, і що мені супер-некомфортно працювати вдома. Для мене було б ідеально 2-3 дні на тиждень працювати віддалено і 2-3 дні — в офісі. Дмитро: Є плюси. Від офісного режиму втомлюєшся, і дистанційна робота як елемент оптимізації робочого середовища працює нормально. Якщо обирати одне чи інше, то краще в офісі. Але я більше схиляюсь до такої системи, коли є опція більшість днів працювати в офісі, а ще один-два дні — з дому. Це нормальна система роботи, яку можна впровадити в нашій галузі, це баланс. Віталій: Перший тиждень чи півтора дистанційна робота сприймалась, як щось нове, тому було цікаво змушувати себе працювати в домашніх умовах. Але чим далі, тим більше це перетворюється на рутину. Є плюси й мінуси в роботі як в офісі, так і дистанційно. Якби можна було якось об’єднати ці два моменти, то це всім би пішло на користь: і співробітникам, і компанії.  Я не можу сказати, що мені більше подобається працювати в офісі чи вдома.  Анна: Не дуже подобається. В плані роботи ніяких проблем немає. Проте в плані того, що ти постійно сидиш вдома, в тебе не таке різноманітне життя, немає комунікації з іншими людьми — ось це для мене проблема. Якщо раніше я розглядала для себе можливість працювати дистанційно, то зараз зрозуміла, що це не моє.

Чи відволікають вас вдома, коли ви працюєте?

Наталія: Ні, я живу з сестрою, а вона працює: зранку йде, ввечері приїжджає, тож ніхто не заважає. Але вдома багато інших відволікаючих факторів. Всі думають, якщо ти працюєш вдома, то в тебе вихідний: хтось подзвонить, а поки перевіриш всі соцмережі, зайдеш на ютуб, вже й час обідати. А для цього маєш щось приготувати, потрібно в магазин вийти, а там сонечко світить, хочеться хоча б 15 хвилин посидіти, бо в інший час постійно вдома. Тож робочі години розтягуються.  Юлія: Живу не сама, але не відволікаюсь, оскільки розумію, що маю багато задач, які потрібно виконати якомога швидше. Тетяна, ст. конс.: Живу з хлопцем, та він їздить в офіс, тож я весь робочий день сама. Але відволікає холодильник :). Та й взагалі цілий день сидіти — втомлюєшся і морально, і фізично. Хочеться встати, трохи розім’ятися чи пройтись. Тому є таке, що трохи відволікаюся, але при цьому всі задачі виконую. Тетяна, ст. бух.: Я живу з хлопцем, але він ходить на роботу, тож у робочий час я сама, мене ніхто не відволікає. Щоб пів дня нічого не робити, такого, звичайно, немає. Але якщо бачиш, що немає термінових завдань, а вже час обідати, можна приготувати щось смачне, годинку цьому приділити.  Дмитро: На час Великодніх свят я приїхав до батьків. Вони достатньо активні, трохи ускладнюють мій робочий процес. Але не можна сказати, що відволікають. Десь допомагають, десь заважають, в цілому — оптимально. Оптимізують work-life balance в бік хаосу :). Віталій: Я живу не сам, з сестрою, але вона також аудитор. Тому можна сказати, що в нас біоритми налагоджені плюс-мінус однаково, і ми один одному не заважаємо. Анна: Я живу з чоловіком, він працює не вдома, тому я цілий день сама і спокійно виконую роботу.

Як влаштували свій день? Графік, як в офісі, чи інакший?

Наталія: За природою я сова, мені простіше зосереджуватися у другій половині дня. Можу працювати навіть о дванадцятій ночі чи о другій. До речі, в цей час можна абстрагуватися від дзвінків, комунікацій, концентруватися саме на завданнях. І, в принципі, в мене робота змістилася на другу половину дня і післяробочий час, у стандартному розумінні :) Прокинутися я можу о дев’ятій, поснідати, випити кави, трохи позайматися своїми справами і потім сісти працювати. Мені так комфортніше — працювати ввечері. Головне, щоб був результат. Юлія: Взагалі все так само. Робочий день починається о дев’ятій, можливо, трохи раніше або пізніше, але закінчую трохи пізніше, мені здається. Не потрібно витрачати час на дорогу, тож його можна витратити на задачі, бо завжди є що робити. Я намагаюсь виділяти чітко час на роботу. Коли завершила робочі завдання, можу перемкнутись на власні справи та відпочинок. Мені так зручно: мене нічого не турбує, я знаю, що можу спокійно відпочивати, не думаючи, що мені потрібно щось доробити та вночі допрацьовувати.  Тетяна, ст. конс.: Початок робочого дня такий самий. О дев’ятій комп'ютер ввімкнено, скайп ввімкнено, документи відкриті. Але закінчити все не завжди до шостої встигаю. Та взагалі графік такий, як в офісі, майже нічого не змінилося. Тетяна, ст. бух.: Намагаюся працювати в робочі години, не порушувати робочий графік. Я за натурою жайворонок. Мені простіше встати раніше, не відкладати на потім, зробити більш складні масштабні завдання в першій половині дня, а другу — приділити кореспонденції, відповісти на листи, щось перевірити. В мене робочі години принципово не змістилися. Дмитро: Намагаюсь працювати так само, як в офісі. Прокидатися так, щоб о дев’ятій вже сидіти за комп'ютером та працювати з документами. Відповідно, планую відхід до сну так, щоб о дев’ятій знову почати роботу. Намагаюсь зберігати робочий інтервал часу. Віталій: В домашніх умовах я можу перерватися десь на годину часу на інші справи, відволіктися. Адже я точно знаю, що роботу, яку маю виконати за планом, можу зробити й після закінчення робочого часу, після шостої. Або перед сном попрацювати. Іноді мені простіше не з самого ранку починати роботу, а навпаки — десь у нічний-вечірній час я себе більш продуктивно почуваю. Анна: Намагаюсь працювати за офісним графіком, плюс-мінус 10-15 хвилин. Можу трохи раніше піти на обід або трохи пізніше.

Чи вдалося налагодити ефективну комунікацію з колегами та клієнтами? Виникають складнощі?

Юлія: З клієнтами, як і раніше, спілкуємося через пошту, передаємо файли по FTP. З колегами теж — поштою та месенджерами. Мені здається, в цьому взагалі не може бути зараз проблем. Якщо раптом якесь непорозуміння, можна подзвонити та чітко все обговорити. Тетяна, ст. конс.: Я вважаю, що в сучасному світі проблем з онлайн-комунікацією взагалі немає. Можна встановити собі Skype або Zoom, під'єднатися, натиснувши дві кнопки — нічого складного. Плюс мобільний телефон ніхто не відміняв. Всередині команди щоденні зустрічі проводимо, все обговорюємо: в кого які задачі, чи є проблеми — і рушили далі. Непорозуміння допомагає прибрати те, що можна демонструвати екран: пояснили, показали, і все нормально. Тетяна, ст. бух.: Я не можу сказати, що суттєво щось змінилося, крім того, що всі внутрішні зустрічі та зустрічі з клієнтами проходять у Skype. Мені здається, що ми як спілкувалися, так і спілкуємося. Немає такого, щоб стало менше комунікації. Навіть навпаки, комунікації стало більше, тому що потрібно спочатку з усіма погодити дату та час зустрічі, потім цю зустріч провести і ще написати невеличкий звіт, щоб всі розуміли, про що домовились, на чому зупинились. А в офісі можна якось швидше розв'язувати всі питання. Складнощів та непорозумінь теж немає — завдяки чарівній кнопочці “Демонстрація екрану”. Дмитро: Я гадаю, так. Загалом у нас є два стандартні варіанти комунікації й у звичайний робочий день: перший — особиста зустріч в офісі та другий — телефон або електронна пошта. Для нас звичний тип комунікації — телефонний зв’язок. Клієнти теж добре розуміють, що поки ми не закриємо певне питання, вони не можуть перейти до інших завдань. З колегами ми також регулярно зідзвонюємось у Skype та в телефонному режимі. Я вважаю, що налаштовано оптимальний для даних умов зв’язок.  Віталій: 21 століття за вікном, і є багато засобів, які дозволяють комунікувати не менш ефективно, ніж тет-а-тет. Однак є, звісно, питання, які простіше було б вирішити безпосередньо напряму з керівником чи менеджером. Проте це не заважає продуктивно працювати. Ми постійно на зв’язку. Що стосується клієнтів, вони також всі на карантині, і не завжди вдається зв’язатися з ними тоді, коли це дуже необхідно. Однак письмово через електронну пошту ми можемо отримувати ту інформацію, яка нам необхідна. Анна: З клієнтами проблем немає. З колегами, звичайно, набагато легше спілкуватися наживо, коли ти можеш підійти до людини, тобі все пояснять або ти комусь поясниш те, що потрібно, покажеш наочно. А так буває іноді, що хтось когось не зрозумів чи ти чекаєш, поки тобі дадуть відповідь. Є свої складнощі, але їх теж можна вирішити.

Чи вдається підтримувати зв’язок із колегами поза роботою?

Наталія: Так. З тими, з ким спілкувалися й до цього на позаробочі теми, ми продовжуємо спілкуватися: через месенджери, у групових чатах, по телефону. Комунікація триває. З кимось зустрічаємось навіть зараз, буває, приїжджаємо до офісу.  Юлія: Так, ми спілкуємося з найближчими колегами майже кожного дня. Тетяна, ст. конс.: Мінімально. В кого як справи, як карантин, але на цьому — все. Так, щоб дзвонити один одному, то ні.  Тетяна, ст. бух.: Крім робочого чату є ще особистий, де ми обговорюємо, як у кого справи, як хто розважається: хтось записався на марафон, хтось вдома книжки читає, хтось фітнесом займається. Все одно потрібно підтримувати спілкування й поза робочими моментами, елементарно приділяти один одному увагу: хто як себе почуває, в кого як зараз виходить налаштувати свій побут. Дмитро: Так. Дзвонимо один одному телефоном, у Skype, в соціальних мережах спілкуємось. Віталій: Звісно, комунікуємо. Різноманітні чати, Skype — тому що всі скучать один за одним. Анна: Так, спілкуємось. Мріємо, коли вже нарешті всі зберемося. В нас є окремий чат, де ми обговорюємо робочі проблеми, проблеми з комунікацією та інше.

Чого найбільше не вистачає в дистанційній роботі у порівнянні з офісом?

Наталія: Напевно, того моменту, коли тобі щось не зрозуміло чи в тебе щось нове по роботі, і ти хочеш почути чиюсь думку про свої висновки. Коли багато людей поряд, ти всіх можеш запитати, можете прийти до чогось спільного. А в дистанційному режимі ти не будеш всім писати. Віч-на-віч комунікації не вистачає, плюс атмосфери. Офіс у нас опен-спейс, зправа-зліва завжди хтось є. Хтось анекдот розкаже, в когось якісь жалі. Маєш розрядку на неробочі теми.  Юлія: Найбільше не вистачає атмосфери офісу: іноді такої напруженої та робочої, іноді більш розслабленої. Та й просто живого спілкування з колегами по робочих питаннях, по проєктах, неформального спілкування. Так, можна спілкуватися в соцмережах, телефоном, але це зовсім не те. Тетяна, ст. конс.: Нормального спілкування не “з екрану”.  Дмитро: Багато чого. Насправді зміст та ціль дистанційної роботи такі ж, проте процес, який будується, щоб досягти кінцевої мети, трохи інший. Найбільше не вистачає реального контакту з колегами та клієнтами, наших корпоративних заходів.  Віталій: Комунікації наживо, напряму з людьми. А ще мені зараз доводиться дислокуватись на кухні — не таке зручне крісло, звісно, як в офісі, проте холодильник ближче :). Анна: Крім нестачі живої комунікації та офісної атмосфери, все добре.

Чи вдається при роботі з дому втримати work-life balance?

Наталія: В мене з цим проблеми були й до дистанційної роботи :). Якщо мені подобається чимось займатися, я можу це робити день і ніч. Тетяна, ст. конс.: Так, навіть якоюсь мірою простіше налаштувати все, ніж зазвичай. Тому що не потрібно нікуди їхати. Піднімаєшся о тій же 7-ій годині ранку, але встигаєш побігати. Дмитро: На карантині це більше work-home balance :). “Хоум”, все ж таки, більш урізаний зразок “лайф”: коли немає доступу до чогось іншого, того, що існує за межами дому. Тут важливо розуміти, що віддалена робота — це такий самий робочий день, його потрібно починати так само, як і на роботі в офісі. У багатьох людей є ризик зробити більше чогось побутового в робочий час, того, що вони зазвичай не роблять. Потрібно нагадувати собі, що це — робочий день. Ось це я можу зробити, ось це — ні, а в іншому я маю працювати.  Віталій: Я намагаюсь дуже не відходити від того життєвого ритму, який в мене був до введення карантину. Я розумію, що це тимчасові заходи, й рано чи пізно доведеться все одно повертатися в офіс, прокидатися раніше, лягати спати раніше. Однак, оскільки ми поставлені в такі умови, коли змушені залишатися в чотирьох стінах, робочий процес розтягується протягом дня. Я можу перерватися, почитати книгу, подивитися фільм чи серіал. А потім повертаюсь до роботи, яку потрібно завершити. Анна: Ніяких змін не відбулося. Зараз навіть намагаюсь виходити на прогулянки.

Чи сумуєте за корпоративними заходами? Берете участь в онлайн-зустрічах?

Наталія: Я не зовсім активно-культурний житель офісу. Часто у п'ятницю бували різні зустрічі, Happy Friday. Часом, коли були цікаві теми, я їх відвідувала. Знаю, що зараз їх також проводять онлайн, але о шостій вечора, а в цей час у мене дистанційна англійська, тому я на них ніколи не потрапляю. Юлія: Трохи сумую. Коли щось цікаве було, завжди брала участь. Вдома нічого такого не зробиш, тому хотілося б скоріше в офіс. Тетяна, ст. конс.: Так, дуже-дуже сумую. По-перше, у нас в компанії всі люди дуже приємні. Не вистачає мінімального спілкування, хоча б посмішок у коридорі. Але при цьому в нас є дистанційні Happy Fridays, по-своєму прикольно, проте все ж не так, як в офісі.  Дмитро: Так, Happy Friday — це дійсно те, чого зараз не вистачає. Все ж Happy Friday, що проводять дистанційно, відрізняється від того, що ми робимо в офісі. Той реальний майстер-клас, коли щось можна зробити своїми руками, щось перейняти, цього не вистачає. Віталій: Намагаюсь брати активну участь у позаробочому житті компанії. Не вистачає живих комунікацій, Happy Friday, привітань з днем народження, сімейної домашньої атмосфери. Намагаюсь брати участь в онлайн-івентах, але якість інтернету не завжди це дозволяє. Анна: Не можу сказати, що зараз мені це потрібно. Все так спокійно, і я підлаштовуюся під цей ритм.

Як розважаєтесь та відпочиваєте після роботи?

Юлія: Здається, як всі. Дивлюсь серіали, читаю книжки. Іноді навіть дві одразу паралельно, тому нудно не буває.  Тетяна, ст. конс.: Все не так активно, як було до цього, звичайно ж. Малюю картини за номерами, складаю пазли. Серіали дивлюсь. Раніше вони не дуже “заходили”, тому що не було часу на вихідних, а зараз краще. Тетяна, ст. бух.: Я 100% почала читати більше книжок. У мене в заначці лежали дві книжки непрочитані, до яких ніяк не доходили руки. За перший тиждень карантину я їх успішно прочитала і замовила нові. Подивилася фільми, які були у wish-листі, на які не вистачало часу. Але не можу сказати, що дуже багато. В мене перевага, що є особистий транспорт, тож можна від’їхати 20-30 кілометрів від Києва, щоб не порушувати карантин, і в якомусь лісочку прогулятися. Це зараз найкращий варіант, щоб провести час. Тому що мені реально не вистачає фізичної активності в плані руху. Дмитро: Крім основної розваги — переміщення з кімнати в кімнату :) — намагаюсь виходити ввечері на вулицю, дихати свіжим повітрям та бігати на стадіоні. Переглядаю фільми та серіали, читаю книги, все доволі стандартно. Ще долучився до онлайн-навчання. Я на півдорозі до отримання свого кулінарного сертифіката в  відомій кулінарній школі, де викладають шеф-повари, які мають зірки Michelin. Це щось таке нове-цікаве, що, можливо, у звичайний робочий день я не зміг би робити. Анна: Вийшла на вулицю — це вже добре. А так ще можна щось подивитися, почитати.

Які нові можливості для себе знайшли в цій ситуації? Відкрили у собі нові навички, soft-skills? 

Наталія: На дистанційній роботі прокачуються два вміння: організувати роботу та налагодити комунікацію. З комунікацією в мене й до цього проблем не було, лише формат змінився. А організація роботи… Я така людина, що як би не організовувала роботу, коли потрібно, я її зроблю в будь-якому випадку — зранку чи ввечері, чи навіть вночі.  Юлія: Навчилась більше себе організовувати сама, не чекаючи на вказівки від керівників. Більше самостійності виявляти у робочих питаннях. Раніше мені здавалось, що я не зможу ефективно працювати з дому. Але зараз іншого виходу немає, тому я зрозуміла, що все реально, якщо правильно організувати день. Тетяна, ст. конс.: Напевно, посидючість. Я завжди вважала себе посидючою людиною, але якби мені раніше сказали, що потрібно буде цілий день сидіти вдома, крок вправо-вліво — “розстріл”, на вулицю не виходиш, я б подумала, що це не моє, я так не зможу. Але в цілому вже нормально, звикла навіть до цього і відкрила в собі ще більш посидючу сторону.  Тетяна, ст. бух.: Взагалі, я не здогадувалась, що я такий довгий період часу зможу працювати віддалено. Тому що я з самого дитинства потребувала компанії. Я не була з тих дітей, які можуть самі гратися та самі себе розважати. Але працювати вдома та дотримуватись карантину виявилось не так складно, як здавалося на перший погляд. Найскладніше було у перший тиждень, поки все налаштуєш, зрозумієш, як правильно розподілити час. Тобі некомфортно, не вистачає офісної техніки, того ж принтера. А потім ти до цього підлаштувався, і життя уповільнилось, обрало інший ритм. Ти до цього ритму призвичаївся, і ти вже в цьому ритмі живеш. Я стала більше спілкуватися в месенджерах та телефоном — раніше не вистачало часу зателефонувати подрузі або бабусі. А ще я реально оцінила, що працюю в класній компанії, яка в кризовій ситуації піклується про співробітників та не збавляє своїх оборотів, стійка на ринку. Дмитро: Крім того, що здобув кулінарні навички та бороду :), напевне, більш ефективно навчився керувати робочим часом. Все одно хочеться вирішити більше побутових питань, які постійно накопичуються, і потрібно закривати ще й робочі, і в межах доби з усім впоратись. Це тайм-менеджмент. Виникло правильне розуміння того, що таке робота та робочий процес, краща побудова робочого дня. А “холодні” дистанційні комунікації навчили без особистої зустрічі розуміти клієнта.  Віталій: Можливість спати по вісім годин на добу. А якщо серйозно, то я для себе відкрив такий момент, як планування свого робочого часу. Раніше я на це не звертав увагу. На початку тижня я бачу, який обсяг роботи мені потрібно виконати, розставляю завдання за пріоритетами, точно знаю, що мені потрібно зробити в кожен день тижня, і намагаюся це виконати. Іноді встигаю раніше, іноді — пізніше, однак це дозволяє сконцентруватися та точно знати, що потрібно робити. Цей скілл мені знадобиться в майбутньому, і я зможу його модернізувати під роботу в офісі.  Анна: Остаточно зрозуміла, що віддалена робота мені не підходить. Стало важче планувати свій день. Коли ти ходиш на роботу, ти знаєш, що тобі потрібно піднятися о сьомій та зробити те, що ти потім зробити не зможеш. А так можна виконати це в перерві між роботою, тому немає певного розпорядку дня. Проте робочі завдання встигаю робити вчасно.   В цьому інтерв’ю ми поспілкувалися лише з сімома співробітниками, але слідкуємо за справами всіх, хто працює в компанії. Ми бачимо, що наші співробітники успішно подолали складнощі, які виникають в нових умовах, навчилися ефективно працювати, розподіляти час та не забувати про відпочинок. Звичайно, всі ми хочемо вже зустрітися в офісі, але навіть те, що ми знаходимось у різних місцях, не заважає нам залишатися командою, яка працює заради спільної мети.