Пов'язані з пандемією зміни, які зараз відбуваються у світі, лише підтверджують приказку про те, що «людина припускає», а насправді трапиться може все зовсім інакше. Поки більшість організацій потроху вводили кілька годин або днів роботи з дому – ситуація різко змінилася. Всього за 1 тиждень з питання на майбутнє – це стало в ряд з головними питаннями, пов'язаними з можливістю продовжувати діяльність компанії. За винятком IT- сфери, яка вже давно налагодила роботу співробітників поза офісом.
Безліч менеджерів з різних секторів економіки постали перед непростим завданням: без будь-якої підготовки і досвіду почати управляти командою дистанційно. Сама по собі робота віддалено має нюанси і деякі організаційні та психологічні складнощі, а ще до них додалися невизначеність та стрес. Як же перебудувати управління відповідно до нових обставин?
Уточнити очікування і навчати
Знаходитись в одному місці, спілкуватись і працювати в одному графіку на даному етапі вже неможливо, а значить варто підійти індивідуально до кожного з членів команди. Надати співробітникам більше гнучкості і варіацій у відповідях на питання «коли» і «як» буде виконана робота та тримати фокус на результат. Для того щоб результат був правильним, необхідно переконатись, що співробітник правильно розуміє, що саме він буде робити, де він може взяти інформацію для даної роботи, знає дедлайн по завданнях і які результати від його роботи ви очікуєте.
Зараз, попросити просто зробити той же аналіз ринку з сьогодні на завтра – може непогано спрацювати з досвідченими співробітниками, які добре знайомі з вашими вимогами до такого завдання. Проте, це погано спрацює з новачком, який буде робити завдання на свій розсуд.
Краще витратити додатковий час для ознайомлення співробітника з вашими стандартами до виконання роботи і уточнити всі додаткові цифри, деталі, мову, джерела інформації, ніж втратити день в очікуванні і все одно потім витратити час на додатковий інструктаж. Новим співробітникам може бути складніше виконати роботу в умовах сьогодення, тому що уточнити у сусіда праворуч як же її робити – вже не має можливості.
Сьогодні однією з важливих задач менеджера є навчання персоналу необхідним навичкам, а також розбір складнощів, які сталися в результаті виконання роботи. Не варто відкладати це на час «після карантину», аби уникнути ефекту снігової кулі. Найкраще скоротити розбір теми до 10 хвилин і підготувати письмові висновки, які потім можна поширити серед інших членів команди. Також варто запропонувати кожному співробітнику вибрати власні теми для навчання або розбору.
Зв'язок і додаткова підтримка
Соціологічні дослідження показують, що короткі періоди між комунікаціями найбільш ефективні для відчуття причетності і підтримки морального духу в умовах дистанційної роботи. Продумайте комунікаційний план для кожного із співробітників і для всієї команди в цілому (тип зв'язку для комунікацій, частота, час та інше). Постійний контакт дозволить людям краще розуміти своє завдання і відчувати себе більш впевнено.
Тримати постійний контакт з великою кількістю співробітників дуже енергозатратно і не завжди найбільш ефективно. Однак, в умовах дистанційної роботи для кожного члена команди дуже важливо відчувати залученість та підтримку. Оберіть пари співробітників, які будуть відповідальні за підтримку один одного, поясніть їм вимоги та завдання. Щоденно комунікуйте для оцінки загального стану і обговорення робочих питань. Ця модель дозволить створити додаткову підтримку членам команди, дасть можливість людям отримати нові навички та захистить від емоційної ізоляції.
Уважність і позитив
Раніше завжди можна було оцінити емоційний стан і реакції співробітника за інтонаціями голосу, мови тіла та невербальними жестами. Зараз, маючи можливість лише чути їх по телефону і бачити на екрані, а також отримувати від них письмові повідомлення, звертайте також увагу на будь-які значні зміни в звичних вам реакціях. Можливо, ці зміни є сигналом про необхідність додаткової підтримки чи змін у робочому процесі.
Неможливо спрогнозувати кінець пандемії і обмежень, з якими зіткнулося людство, але зараз,в складній ситуації, важливо знаходити позитив та час для гумору, а також вміти побачити самому і допомогти побачити команді потенціал для розвитку. Все це може допомогти разом пережити складнощі та підвищити стійкість до нових труднощів, а також надати можливість реалізувати нові ідеї.