Як допомогти співробітникам адаптуватися до віддаленої роботи: досвід Baker Tilly

Baker Tilly піклується про своїх співробітників і бажає, щоб їм було зручно працювати як в офісі, так і вдома. Ми провели анонімне опитування і запитали наших колег, як їм працюється дистанційно, що допомагає налаштуватися на роботу та що потрібно робити для покращення ефективності. Тож ділимося досвідом. Опитування було добровільним, його пройшли близько 60% співробітників — цілком достатньо, щоб робити висновки. Коли переводиш співробітників на дистанційну роботу, здається, розумієш всі проблеми, які можуть виникнути та про які всі пишуть: прокрастинація, відволікання, труднощі у комунікації та визначенні пріоритетів тощо.  У кожної людини — власне бачення організації роботи. Коли компанія невелика, керівник може поговорити індивідуально зі всіма, узгодити план дій та підбадьорити. Але якщо в компанії працюють 50, 100, 150 та більше людей, це зробити важче. Спочатку варто визначити загальний настрій та атмосферу.

Для більшості співробітників досвід дистанційної роботи — новий

Згідно з результатом опитування, більшість співробітників Baker Tilly раніше ніколи не працювали дистанційно або мали лише частковий досвід такої роботи. Тож, скоріш за все, на початку буде важко організувати свою роботу. Можливо, доведеться зіштовхнутися з деякими проблемами, досвіду вирішення яких ще немає. Щоб допомогти людям налаштуватися на дистанційну роботу, можна провести серію вебінарів із тайм-менеджменту, управління пріоритетами та самоконтролю. Розповісти про те, як побудувати віддалену роботу. Ми відразу так і зробили, розмістивши у блозі статтю з порадами. 

Багатьом опитаним подобається працювати вдома

Це — приємна новина. Але є і ті, кому такий формат не до вподоби. Поспілкуйтесь індивідуально з кожним таким співробітником та уточніть, чим ви можете допомогти.

Основний плюс віддаленої роботи — економія часу, що забирає дорога до офісу

Саме так найчастіше відповідали на запитання: “Що подобається у віддаленій роботі?”. Хтось радіє, що з’явилося більше часу на сон, хтось використовує додаткові години на розваги, хобі чи домашні справи, або ж приділяє їх роботі, якщо є така потреба. Також серед плюсів наші співробітники відмітили таке:

• можна працювати у зручному одязі та у зручній позі;
• можна самостійно визначати графік роботи та працювати у найпродуктивніші години;
• не відволікає офісний шум;
• можна навчитися самоконтролю;
• можливість зробити зарядку серед дня.

Зі свого боку компанія може запропонувати співробітникам витратити вільний час не тільки на власні справи, але й на навчання і покращення професійних навичок. Можна скласти список рекомендацій із різними онлайн-курсами, корисними книжками та статтями або замовити платні вебінари для всієї компанії. 

Успіх робочого процесу — у правильній самоорганізації

Скласти план на день, дотримуватися робочого режиму, комфортно облаштувати своє робоче місце — чудові правила для того, щоб робочий процес був ефективним. Якщо ви керівник команди, заплануйте невеличкі онлайн-зустрічі по Skype чи Zoom для обговорення результатів та нових задач. А ще трохи поспілкуйтеся з колегами, аби дізнатися, як їхні справи та настрій, або навіть просто для того, щоб знизити відчуття самотності. Найкраще налаштуватися на роботу допомагає план дня

Найбільша складність — ефективна комунікація та нестача живого спілкування з колегами 

Звичайно, взаємодіяти на відстані важче, ніж коли всі знаходяться поруч в офісі, де можна просто обернутися й запитати у колеги те, що потрібно. Але з деяких невеличких питань процес узгодження став навіть простішим — достатньо зателефонувати або написати в месенджер і швидко отримати конкретну відповідь.  Серед інших мінусів — важко налаштувати робочий процес: заважають діти, батьки, чоловіки та дружини, які жадають уваги; незручно облаштоване робоче місце, немає розмежування між роботою та домом. Комусь важко контролювати себе самостійно та не відволікатися на розваги, відпочинок і походи до холодильника. Декілька співробітників мають поганий інтернет-зв'язок, тому в них виникають складнощі з доступом до робочих програм. Відсутність фізичного доступу до документів теж впливає на ефективність роботи, але не критично. Компанія має шукати можливість допомогти співробітникам подолати перепони на шляху до ефективної дистанційної роботи. Звичайно, ми не вирішимо все, але дещо покращити можна. Люди, які відчувають себе ізольованими, можуть підключатися до колективного відео- або аудіозв’язку і працювати — це створить відчуття присутності. Також обов’язково потрібно проводити короткі загальні мітинги з керівниками: кожного ранку або раз на декілька днів — за потребою. Варто створити колективний чат на відділ або команду, де люди зможуть спілкуватися щодо робочих питань, а також чат для позаробочого спілкування. Протягом робочого дня керівник має бути у постійному доступі. Що стосується родичів — потрібно просто поспілкуватися з ними та пояснити, що попри те, що співробітник зараз вдома, він все одно працює, і всі позаробочі питання слід перенести на час “після роботи” або у встановлені перерви між робочими процесами.

Збільшення кількості звітів не гарантує ефективну роботу

Не потрібно завалювати співробітників великою кількістю додаткових звітів. Чим більше звітів, тим менше часу на виконання поточних задач. До того ж це може підірвати їхню мотивацію, бо вони відчуватимуть, що їм не довіряють.  Замість того, щоб вигадувати нову форму звіту, краще проведіть загальний мітинг та поясніть співробітникам, що наразі ви маєте стати суперкомандою та підтримкою один для одного. Щоб пережити ці складні часи, щоб ніхто не втратив роботу, щоб клієнти залишилися з вами і компанія продовжувала працювати та розвиватися, кожен має взяти на себе відповідальність за свою роботу.  Але не зловживайте онлайн-зустрічами. Кожна повинна мати конкретну мету, план,  часове обмеження та чітко окреслений склад учасників, які дійсно мають бути присутніми.  Якщо ж кількість звітів все ж доводиться збільшити з об’єктивних причин, поясніть колегам, навіщо це робиться. Наприклад, щоб утримати недовірливого клієнта або краще розподілити навантаження. Тоді люди будуть не проти заповнити додаткову табличку.

Ви та ваші колеги — одна команда

Варто пам’ятати: у важкі кризові часи керівник компанії має унікальну нагоду побачити, яку компанію він побудував, наскільки співробітники лояльні до компанії, наскільки керівники вміють формувати команди та керувати ними, наскільки правильно підбирають людей на різні посади. Це неоціненна аналітика, яку неможливо отримати у звичній буденності — варто винести з неї користь.  Але головне, пам’ятати, що ви та ваші колеги — одна команда, зі спільними цінностями, цілями, бажанням розвиватись і будувати щасливе, успішне майбутнє.